RANGKUMAN BAB 8

BAB 8 (Membuat Lembar Kerja Menggunakan MS Excel)

A. Membuat Lembar Kerja

1. Membuat Lembar Kerja Baru
Saat pertama kali membuka program Microsoft Excel, secara otomatis akan terbuka sebuah workbook baru yang masih kosong.
2. Memasukkan Data
Untuk memasukkan data ke dalam lembar kerja, dapat dilakukan dengan menggunakan mouse atau tombol tanda panah pada keyboard untuk berpindah antarsel.
3. Menghapus data
pada saat bekerja pada Microsoft Excel, ada kalanya kita salah memasukkan data. Apabila data yang diketikkan belum masuk ke dalam sel maka data dapat diperbaiki dengan menekan tombol Backspace pada keyboard. Tetapi bila data sudah masuk ke dalam sel, dapat dilakukan dengan cara memblok sel yang akan dihapus lalu tekan tombol delete pada keyboard.
4. Bekerja dengan Sel
Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel, kita tidak hanya belerja dengan satu sel saja, tetapi beberapa sel sekaligus.
5. Menyimpan Lembar Kerja
Setelah workbook selesai dibuat,selanjutnya dapat disimpan ke media penyimpanan seperti harddisk, disket, atau media penyimpanan lainnya.
B. Menggabungkan Dua Lembar Kerja atau Lebih

Pada saat membuka buku kerja baru pada Microsoft Excel, secara default setiap buku kerja baru akan berisi tiga lembar kerja dengan nama sheet1, sheet2, sheet3.
ketiga lembar kerja tersebut dapat digunakan untuk embuat suatu buku kerja yang akan disimpan dalam satu nama file.
Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel, kemu dapat memilih beberapa lembar kerja sekaligus. Hal ini akan memudahkan pembuatan buku kerja yang membutuhkan bentuk laporan dengan format yang sama agar tidak perlu membuat laporan yang sama secara berulang.

C. Memasukkan Teks, Tanggal, dan Bilangan

1. MEMASUKKAN DATA TEKS
Memasukkan data dengan jenis teks dapat dilakukan dengan mengetikkan data dengan mengetikkan data pada sel. Data jenis teks ini merupakan suatu data yang terdiri atas karakter atau gabungan antara karakter dengan angka. Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel,data jenis teks dapat di tampilkan dalam berbagai bentuk huruf (font), ukuran (size), warna (color), dan lainnya.
Toolbar adalah tempat untuk mengatur format teks. (gambar toolbar bisa di lihat di buku paket halaman 228)
Beberapa pengaturan format teks :
1. Font : memilih jenis huruf
2. Font Size : mengubah ukuran huruf
3. Font Style : mengubah tampilan huruf seperti bold, italic, underline
4. Font Color : mengubah warna huruf

Untuk mengatur format teks juga bisa digunakan dengan menggunakan Format, yaitu dengan cara :
1. Pilih atau blok sel yang akan di format
2. Pilih menu Format -> Cells atau denganmenekan tombol Ctrl + 1 pada keyboard3. Pilih tab font
4. Setelah itu pilih dan tentukan format teks yang diinginkan

2. Memasukkan Data Tanggal dan Waktu
Format tanggal pada Microsoft Windows biasanya adalah dd/mm/yy atau dd-mm-yy di mana dd adalah tanggal (Date), mm adalah bulan (Month), dan yy adalah tahun (Year).

3. Memasukkan Data Bilangan
Kita dapat menggunakan simbol mata uang atau simbol-simbol lainnya untuk memasukkan data dengan tipe angka pada Microsoft Excel, selama masih ada hubungannya dengan perhitungan angka yang dilakukan.
Untuk mengubah format data angka, dapat dilakukan dengan langkah :
1. Pilih sel dimana akan dilakukan perubahan format.
Pilih atau blok sel tersebut apabila sel yang di butuhkan lebih dari satu.
2. Pilih menu Format -> Cells atau dengan menekan tombol Ctrl + 1 pada keyboard. Lalu akan di tampilkan kotak dialog Format Cells
3. Pilih tab Number dan pada kotak pilihan Category, pilih Number
4. Selanjutnya, pada kotak pilihan Decimal place dapat di tentukan jumlah angka decimal di belakang koma yang akan di tampilkan
5. Pada kategori Number,dapat di tampilkan tanda pemisah ribuan dengan memilih kotak Use1000 Separator (,)
6. Untuk mengubah tampilan angka negative, dapat diubah melalui daftar pilihan Negative number dengan memilih format tampilan angka negative yang akan digunakan
7. Untuk mengubah format symbol mata uang, dapat dilakukan melalui pilihan Currency atau Accounting pada kotak pilihan Category.
8. Selanjutnya, untuk memasukkan data, kita hanya perlu mengetikkan angkanya saja tanpa mengetikkan symbol mata uang.

Selain menggunakan menu Format, untuk mengatur format tampilan angka dapat dilakukan dengan menggunakan toolbar Formatting.Ada juga fungsi yang dapat digunakan dalam mengatur format tampilan angka, yaitu :1. =INT() : Pembulatan angka2. =ROUND() : Pembulatan angka berdasarkan nilai numeric tertentu3. =ROUNDUP() : Pembulatan angka ke atas berdasarkan nilai numeric tertentu4. =ROUNDDOWN() : Pembulatan angka ke bawah berdasarkan nilai numeric tertentu Contoh : =INT(9.5) akan menghasilkan angka 9

D. Memformat Sel
pengaturan format dilakukan melalui menu Fomat Cells dan selanjutnya membuka tab Number pada kotak dialog Format Cells.

E. Menggabungkan Sel
Penggabungan dua atau lebih sel dapat dilakukan secara horisontal, vertikal, maupun gabungan keduanya. Penggabungan beberapa sel akan menghilangkan batas kolom dan baris dari sel tersebut dan sebagai gantinya sel-sel tersebut akan berupa suatu sel yang lebih panjang atau lebih lebar.

F. Memformat Baris dan Kolom
Mengatur Tinggi Baris
Mengatur lebar kolom
Menyembunyikan baris atau kolom

G. Memindahkan dan Menyalin Data
1. Memindahkan Data, adalah menghapu data yang terdapat pada suatu tempat atau sel dan menepatkannya ditempat sel yang lain. Untuk menghapus dan memindahkan data, digunakan perintah Cut dan Paste.
2. Menyalin Data, Menyalin data pada dasrnya sama dengan memindahkan data, tetapi data yang terdapat pada posisi awal tidak akan dihapus. Untuk menyalin data digunakan perintah Copy dan Paste.
3. Menggunakan Paste Special, fasilitas Paste Special mempunyai beberapa pilihan yang dapat digunakan untuk menyalin sekaligus menjalankan perintah penjumlahan, pembagian, perkalian, dan perintah lainnya.
Selain itu perintah Paste Special juga mempunyai perintah untuk memilih apa yang akan disalin. Untuk menggunakan Paste Special, lakukan perintah pengkopian terlebih dahulu menggunakan fasilitas Copy atau Cut kemudian tekan tanda panah kecil yang terdapat disebelah kanan.

BAB 8 (Membuat Lembar Kerja Menggunakan MS Excel)

BAB 8 (Membuat Lembar Kerja Menggunakan MS Excel)

A. Membuat Lembar Kerja

1. Membuat Lembar Kerja Baru
Saat pertama kali membuka program Microsoft Excel, secara otomatis akan terbuka sebuah workbook baru yang masih kosong.
2. Memasukkan Data
Untuk memasukkan data ke dalam lembar kerja, dapat dilakukan dengan menggunakan mouse atau tombol tanda panah pada keyboard untuk berpindah antarsel.
3. Menghapus data
pada saat bekerja pada Microsoft Excel, ada kalanya kita salah memasukkan data. Apabila data yang diketikkan belum masuk ke dalam sel maka data dapat diperbaiki dengan menekan tombol Backspace pada keyboard. Tetapi bila data sudah masuk ke dalam sel, dapat dilakukan dengan cara memblok sel yang akan dihapus lalu tekan tombol delete pada keyboard.
4. Bekerja dengan Sel
Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel, kita tidak hanya belerja dengan satu sel saja, tetapi beberapa sel sekaligus.
5. Menyimpan Lembar Kerja
Setelah workbook selesai dibuat,selanjutnya dapat disimpan ke media penyimpanan seperti harddisk, disket, atau media penyimpanan lainnya.
B. Menggabungkan Dua Lembar Kerja atau Lebih

Pada saat membuka buku kerja baru pada Microsoft Excel, secara default setiap buku kerja baru akan berisi tiga lembar kerja dengan nama sheet1, sheet2, sheet3.
ketiga lembar kerja tersebut dapat digunakan untuk embuat suatu buku kerja yang akan disimpan dalam satu nama file.
Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel, kemu dapat memilih beberapa lembar kerja sekaligus. Hal ini akan memudahkan pembuatan buku kerja yang membutuhkan bentuk laporan dengan format yang sama agar tidak perlu membuat laporan yang sama secara berulang.

C. Memasukkan Teks, Tanggal, dan Bilangan

1. MEMASUKKAN DATA TEKS
Memasukkan data dengan jenis teks dapat dilakukan dengan mengetikkan data dengan mengetikkan data pada sel. Data jenis teks ini merupakan suatu data yang terdiri atas karakter atau gabungan antara karakter dengan angka. Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel,data jenis teks dapat di tampilkan dalam berbagai bentuk huruf (font), ukuran (size), warna (color), dan lainnya.
Toolbar adalah tempat untuk mengatur format teks. (gambar toolbar bisa di lihat di buku paket halaman 228)
Beberapa pengaturan format teks :
1. Font : memilih jenis huruf
2. Font Size : mengubah ukuran huruf
3. Font Style : mengubah tampilan huruf seperti bold, italic, underline
4. Font Color : mengubah warna huruf

Untuk mengatur format teks juga bisa digunakan dengan menggunakan Format, yaitu dengan cara :
1. Pilih atau blok sel yang akan di format
2. Pilih menu Format -> Cells atau denganmenekan tombol Ctrl + 1 pada keyboard3. Pilih tab font
4. Setelah itu pilih dan tentukan format teks yang diinginkan

2. Memasukkan Data Tanggal dan Waktu
Format tanggal pada Microsoft Windows biasanya adalah dd/mm/yy atau dd-mm-yy di mana dd adalah tanggal (Date), mm adalah bulan (Month), dan yy adalah tahun (Year).

3. Memasukkan Data Bilangan
Kita dapat menggunakan simbol mata uang atau simbol-simbol lainnya untuk memasukkan data dengan tipe angka pada Microsoft Excel, selama masih ada hubungannya dengan perhitungan angka yang dilakukan.
Untuk mengubah format data angka, dapat dilakukan dengan langkah :
1. Pilih sel dimana akan dilakukan perubahan format.
Pilih atau blok sel tersebut apabila sel yang di butuhkan lebih dari satu.
2. Pilih menu Format -> Cells atau dengan menekan tombol Ctrl + 1 pada keyboard. Lalu akan di tampilkan kotak dialog Format Cells
3. Pilih tab Number dan pada kotak pilihan Category, pilih Number
4. Selanjutnya, pada kotak pilihan Decimal place dapat di tentukan jumlah angka decimal di belakang koma yang akan di tampilkan
5. Pada kategori Number,dapat di tampilkan tanda pemisah ribuan dengan memilih kotak Use1000 Separator (,)
6. Untuk mengubah tampilan angka negative, dapat diubah melalui daftar pilihan Negative number dengan memilih format tampilan angka negative yang akan digunakan
7. Untuk mengubah format symbol mata uang, dapat dilakukan melalui pilihan Currency atau Accounting pada kotak pilihan Category.
8. Selanjutnya, untuk memasukkan data, kita hanya perlu mengetikkan angkanya saja tanpa mengetikkan symbol mata uang.

Selain menggunakan menu Format, untuk mengatur format tampilan angka dapat dilakukan dengan menggunakan toolbar Formatting.Ada juga fungsi yang dapat digunakan dalam mengatur format tampilan angka, yaitu :1. =INT() : Pembulatan angka2. =ROUND() : Pembulatan angka berdasarkan nilai numeric tertentu3. =ROUNDUP() : Pembulatan angka ke atas berdasarkan nilai numeric tertentu4. =ROUNDDOWN() : Pembulatan angka ke bawah berdasarkan nilai numeric tertentu Contoh : =INT(9.5) akan menghasilkan angka 9

D. Memformat Sel
pengaturan format dilakukan melalui menu Fomat Cells dan selanjutnya membuka tab Number pada kotak dialog Format Cells.

E. Menggabungkan Sel
Penggabungan dua atau lebih sel dapat dilakukan secara horisontal, vertikal, maupun gabungan keduanya. Penggabungan beberapa sel akan menghilangkan batas kolom dan baris dari sel tersebut dan sebagai gantinya sel-sel tersebut akan berupa suatu sel yang lebih panjang atau lebih lebar.

F. Memformat Baris dan Kolom
Mengatur Tinggi Baris
Mengatur lebar kolom
Menyembunyikan baris atau kolom

G. Memindahkan dan Menyalin Data
1. Memindahkan Data, adalah menghapu data yang terdapat pada suatu tempat atau sel dan menepatkannya ditempat sel yang lain. Untuk menghapus dan memindahkan data, digunakan perintah Cut dan Paste.
2. Menyalin Data, Menyalin data pada dasrnya sama dengan memindahkan data, tetapi data yang terdapat pada posisi awal tidak akan dihapus. Untuk menyalin data digunakan perintah Copy dan Paste.
3. Menggunakan Paste Special, fasilitas Paste Special mempunyai beberapa pilihan yang dapat digunakan untuk menyalin sekaligus menjalankan perintah penjumlahan, pembagian, perkalian, dan perintah lainnya.
Selain itu perintah Paste Special juga mempunyai perintah untuk memilih apa yang akan disalin. Untuk menggunakan Paste Special, lakukan perintah pengkopian terlebih dahulu menggunakan fasilitas Copy atau Cut kemudian tekan tanda panah kecil yang terdapat disebelah kanan.

RANGKUMAN BAB 7

Mengidentifikasi perangkat lunak lembar kerja (Worksheet) Beserta fungsi ikon dan menunya

A.Manfaat Program Lembar Kerja

Pada semua program aplikasi Microsoft Office terdapat program aplikasi seperti spreadsheet yaitu Microsoft Excel. MicrosoftExcel dapat digunakan untuk membantu dalam melakukan pengolahan angka untuk membantu menyelesaikan pekerjaan pada berbagai bidang seperti administrasi, akuntansi, perbankan, bisnis, statistic dan lainnya.

Microsoft excel juga dilengkapi kemampuan untuk menghitung dengan rumus dan membuat grafik. Selain itu dilengkapi hyperlink yang digunakan untuk membuka dan mengaktifkan data atau informasi yang terdapat pada lembar kerja maupun file yang berbeda bahkan yang terdapat pada web tertentu. Jika Microsoft excel disimpan dengan format file halaman web maka lembar kerja dapat ditampilkan sebagai halaman web menggunakan web browser. Hal baru yang terdapatpada Microsoft excel xp
Pemberian warna pada tab sheet bertujuan agar pengguna dapat mengklasifikasikan jenis data dengan warna berbeda
Adanya fasilitas mengirim sebuah range yang dapat dilakukan dengan memanfaatkan jaringan internet
Source : Pratomo Adi Dkk. 2006. Teknologi Informasi dan Komunikasi. Jakarta:Widya Utama.

B.Mengaktifkan Program

Untuk mengaktifkan program aplikasi Microsoft Excel, terdapat beberapa cara yang digunakan, misalnya melalui menu start pada taskbar, ikon pada desktop, ikon file dengan format.xls.
Klik start
Pilih all programs
Pilih Microsoft excel, setelah aktif akan tampil lembar kerja baru

Keterangan lembar kerja Microsoft excel
Menu bar, kumpulan menu yang terdapat pada aplikasi Microsoft Excel
Toolbar, kumpulan ikon-ikon yang mewakili beberapa perintah yang terdapat dalam menu bar
Formulabar, tempat untuk memasukkan dat pada Microsoft Excel. Setiap bagian ini mengandung data tersendiri yang ukurannya dapat lebih lebar dari bagian tersebut
Task pane, tempat ditampilkannya data yang berada dalam sel
Kolom, bidang yang mendatar dari kiri ke kanan. Bagian ini diberi nama A, B, …, AA, AB dst sampai IV. Jumlah bagian ini seluruhnya 256
Penunjuk sel, kotak yang menunjukkan sel yang sedang aktif
Name box atau nama sel
Baris, bidang yang menurun tegak dari atas ke bawah.bagian ini diberi nama dengan angka 1,2,3,dst sampai 65536
Tab sheet, tab untuk berpindah antar lembar kerja
Scroll bar, bar untuk menggeser area lembar kerja ke kiri atau ke kanan dan atas atau bawah
Source : Pratomo Adi Dkk. 2006. Teknologi Informasi dan Komunikasi. Jakarta:Widya Utama.

C.Menggunakan Menu Pada Microsoft Excel

Menu pada Microsoft Office dapat bertambah sesuai kebutuhan pengguna. Untuk menggunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada menu dapat menggunakan mouse ke menu yang dituju. Pada menu yang dituju akan terbuka beberapa bubmenu kemudian untuk menggunakan fungsi dari setiap submenu dilakukan dengan mengklik submenu tersebut.

1. Menu File

Merupakan menu yang berisi perintah-perintah untuk mengolah buku kerja Microsoft Excel. Menu yang terdapat diantaranya:

a.New, untuk membuat lembar kerja baru
b.Open, membuka dokumen
c.Close, menutup dokumen
d.Save atau Save as, menyimpan dokumen
e.Page Setup, mengatur dokumen
f.Print, mencetak dokumen
g.Exit, menutup Microsoft Excel

2.Menu Edit

Merupakan menu yang digunakan untuk melakukan beberapa perubahan pada dokumen atau lembar kerja yang sedang aktif. Menu yang terdapat diantaranya:

a.Edit, untuk mengedit dokumen
b.Undo, pembatalan perintah terakhir
c.Repeat, pengulangan perintah terakhir
d.Cut, memotong data
e.Copy, menyalin data
f.Paste, memindahkan hasil penyalinan
g.Delete, untuk menghapus data
h.Move or Copy Sheet, penyalinan sheet
i.Delete Sheet, menghapus sheet

3. Menu View

Merupakan menu yang berisi perintah-perintah yang berhubungan dengan pengaturan lingkungan dan lembar kerja pada Microsoft Excel. Menu yang terdapat diantaranya:

a.Task Pane
b.Tool Bar
c.Formula Bar
d.Status Bar
e.Header and footer

4. Menu Insert

Merupakan suatu menu yang berisi perintah-perintah yang diperlukan untuk melakukan penyisipan pada lembar kerja Microsoft Excel baik berasal dari dalam maupun luar lingkungan Microsoft Excel. Menu yang terdapat diantaranya:

a.Cells, menambahkan sel
b.Rows, menambahkan baris
c.Columns, menambahkan kolom
d.WorkSheet, menambahkan lembar kerja
e.Chart, menambahkan garfik
f.Symbol, memasukkan simbol
g.Function, melakukan berbagai macam perhitungan
h.Name
i.Comment
j.Picture, memasukkan gambar
k.Hyperlink, penyisipan hyperlink

5.Menu Format

Merupakan suatu menu yang berisi kumpulan perintah yang digunakan untuk mengatur format dasar dari lembar kerja. Menu yang terdapat diantaranya:

a.perintah untuk mengatur ukuran dan jenis huruf
b.format angka
c.warna
d.garis pembatas sel
e.baris dan kolom

6.Menu Tools

merupakan suatu menu yang digunakan untuk pengecekan ejaan, pengaturan workbook agar dapat digunakan oleh pengguna computer lain dalam satu jaringan secara bersama-sama dan pengaturan setting program Microsoft Excel. Selain itu dapat digunakan untuk membandingkan dan menggabungkan beberapa workbook dalam satu jaringan mernggunakan perintah Compare and Merge WorkBooks. Untuk keamanan data dilengkapi dengan perintah Protection

7.Menu Data

merupakan menu yang digunakan untuk pengolahan data yang terdapat pada lembar kerja. Menu yang terdapat diantaranya:

a.Sort, mengurutkan data dari terkecil sampai terbesar
b.Filter, manyaring data
c.Form
d.Menghitung nilai subtotal
e.Membuat table

8.Menu Window
digunakan untuk mengatur jendela kerja dari Microsoft Excel yang sedang aktif. Menu yang terdapat diantaranya:
a.New Window, membuka jendela baru
b.Arrange, mengatur letak workbook
c.Hide, menyembunyikan workbook
d.Unhide, menampilkan kembali workbook
e.Split
f.Freeze Panes

9.Menu Help

menu yang digunakan sebagai menu bantuan untuk mencari informasi yang diperlukan pada saat bekerja dengan Microsoft Excel. Menu yang terdapat diantaranya:

a.Microsoft Excel Help, panduan Microsoft Excel
b.Hide the Office Assistant
c.What’s This
d.Office on the Web
e.Activate Product
f.Lotus 1-2-3 Help
g.Detect and Repair

Source : Pratomo Adi Dkk. 2006. Teknologi Informasi dan Komunikasi. Jakarta:Widya Utama.

D.Ikon Pada Microsoft Excel

Ikon-ikon pada Microsoft Excel dikelompokkan dalam toolbar, dimana secara umum toolbar yang ditampilkan oleh Microsoft Excel yaitu toolbar standard dan toolbar formatting yang terletak di bawah menu bar.

Toolbar standar terdiri atas ikon-ikon yang digunakan untuk membuka dokumen baru, membuka dokumen yang telah dibuat sebelumnya, mencetak dokumen dan perintah lainnya. Dengan kata lain, ikon-ikon pada toolbar ini terdiri atas fungsi dasar Microsoft Excel.

Toolbar Formating terdiri atas ikon-ikon yang berfungsi untuk menjalankan perintah-perintah untuk mengatur format dasar dari dokumen. Perintah-perintah tersebut diantaranya yaitu untuk mengatur huruf, menentukan perataan teks, pengaturan garis dan pengaturan lainnya.

Kelebihan Microsoft Office adalah adanya dukungan terhadap aplikasi atau program lain.

Toolbar yang tidak dapat ditampilkan pada Microsoft Excel dapat dipilih melalui menu View-Toolbars kemudian memilih jenis toolbar yang ingin ditampilkan. Untuk mengelola toolbar dapat dilakukan melalui menu View-Toolbar-Customize atau Tools-Customize.

Untuk memilih toolbar yang ingin ditampilkan pilih tab toolbar kemudian tandai kotak nama toolbar yang terdapat pada daftar nama toolbar untuk menampilkan suatu toolbar sehingga toolbar yang dipilih namanya akan tampil pada bagian toolbar.

Untuk menyembunyikan suatu toolbar, hilangkan tanda cek (√) yang terdapat pada bagian kiri nama toolbar yang akan disembunyikan.