BAB 3
Menggunakan E-mail untuk Komunikasi
A. Mendeskripsikan Fungsi E-mail Sebagai Alat Komunikasi
1. Penggunaan Internet untuk Komunukasi (E-mail)
E-mail (Electronic mail) merupakan salah satu fasilitas tertua dalam penggunaan Internet dan merupakan yang paling banyak dimanfaatkan oleh pengguna.
Terdapat dua jenis layanan e-mail, yaitu sebagai berikut:
· E-mail yang berisi web
Pada e-mail jenis ini seluruh aktivitas mengirim atau menerima e-mail dilakukan melalui sebuah situs yang di sebut dengan web mail.
· E-mail yang berbbasis client
Dibutuhkan sebuah perangkat lunak apabila akan menggunakan e-mail pada e-mail jenis ini misalnya Eudora atau Microsoft Outlook.
2. Fungsi E-mail sebagai alat komunikasi
E-mail berasal dari kata electronic mail. E-mail atau surat elektronik adalah suatu cara untuk mengirimkan pesan dalam format data elektronik dari satu computer ke computer yang lain. Dalam bidang bisnis e-mail sudah di gunakan untuk melakukan kesepakatan bisnis atau mengirim dokumen penting.
Beberapa cara untuk mendapatkan e-mail , yaitu sebagai berikut:
1. Melalui penyediaan e-mail gratis;
2. Undangan dari teman;
3. Dari Internat Service Provider (ISP);
4. Dari perusahaan; dan
5. Memesan Sendiri.
B. Menndeskripsikan Persamaan dan Perbedaan Mailbox di Kantor Pos (Fisik) yang Memiliki Identitas dan Kunci dengan Mailbox E-mail (logic) yang Memiliki User ID dan Password.
Pengriman surat dengan menggunakan media konvensional akan menghasilkan sesuatu yang jelas dan isinya tidak selalu dikrarifikasi. Sedangkan melalui e-mail, adakalanya perlu dikonfrimasi ulang kepada si pengirim, terutama intuk sesuatu yang sifatnya peting dan tidak ada hubungannya dengan pembicaraan sebelumnya.
E-mail juga sangat mudah digunakan. Karena pengguna cukup mengetikan teks melalui keyboard untuk menggunakan e-mail dan dalam hitungan detik setelah dikirim, surat tersebut akan sampai ke alamat tujuan meskipun jarak antara pengirim dan penerima mencapai ribuan kilometer.
Pengguna e-mail memiliki sebuah kitak surat yang disebut dengan mailbox yang tersimpan dalam mailsever. Untuk membuka mailbox tersebut cukup menisci user ID dan kata kunci (password) saja.
C. Menggunakan Alamat Tujuan dan Subjek untuk Membuat E-mail
Salah satu cara untuk mendapatkan e-mail adalah melalui penyediaan layanan e-mail gratis. Yang memiliki syarat pengguna harus mendaftar terlebih dahulu.
Format penulisan e-mail adalah sebagai berikut:
namamaibox@namamailsever
contoh:
andini@hotmail.com
keteranagn:
· @ menyatakan at atau di
· “andini” menyatakan nama user
· “hotmail.com” menyatakan nama sever tempat mailbox disimpan
1.Melakukan Pendaftaran di Yahoo Mail
Langkah-langkah untuk melakukan pendaftaran di Yahoo! Mail.
a. Klik tombol start.
b. Klik browser website, missal Microsoft Internet Explorer.
c. Buka situs Yahoo Mail di http://mail.yahoo.com, dengan cara menetikan alamat tersebut di kotak Address.
d. Kemudian klik Sing Up
e. Selanjutnya, isikan Enter the code shown pada bagian Verify Your Registration
f. Baca layanan yang di sediakan jika setuju klik tombol I Agree
g. Jika ada kesalahan maka yahoo akan memberi tahu kesalahan tersebut
h. Jika aplikasi kamu diterima yahoo akan menyangkan kotak dialog sukse kemudian klik Continue to Yahoo! Mail
i. Kemudian kamu akan masuk e-mail account dan akan menrima satu pesn dari yahoo!
j. Proses kamu untuk menjadi anggota yahoo mail telah selesai
2. Menggunakan Yahoo
Langkah-langkah menggunakan yahoo
1. Klik tombol star, lalu pilih browser.
2. Buka situsYahoo! Mail. Kemudian isi yahoo ID dan password yang kamu miliki pada bagian Sing In.
3. Jika kamu ingin mengetahui apakah ada pesan atau tidak cukup melihat dan mengklik tulisan inbox.
4. Klik salah satu subjek e-mail yang akan kamu baca.
D.Melakukan Attachment File dalam E-mail
1. Mengirim E-mail
Salah satu fasilitas yang di sediakan oleh Yahoo! Mail adalah fasilitas mengirim e-mail. Cara mengirim e-mail adalah sebagai berikut,
1. Langkah 1 sampai langkah 2 sama dengan menggunakan e-mail
2. Klik ikon Compose
3. Setelah muncul halam Compose pada kotak To, isi alamat e-mail penerima dan pada Subject dengan perihal atau judul dari e –mail yang akan kamu tulis.
4. Pada kotak Cc (Carbon copy), isi dengan alamat lain sebagai tembusan dan alamat ini juga akan tampil di sisi penerima.
5. Pada kotak Bcc (Blind carbon copy), isi dengan alamat lain sebagai tembusan tetapi alamat ini tidak akan tampil di sisi penerima.
6. Kitik isi e-mail yang kamu kirim pada kotak editor.
7. Klik tombol Send untuk menirim e-mail.
8. Akan muncul halaman konfirmasi pengiriman e-mail kamu
9. Klik Back to Inbox untuk kembali ke kotak surat.
2. Mengirim Attachmen File dalam E-mail
Mengirim atau menyertakan lampiran lain berupa file atau document melalui e-mail dapat menggunakan fasilitas attachment. Jika ingin mengirim file sekaligus di dalam pesan e-mail dapat melakukan langkah-langkah berikut:
1. Setelah menulis teks kamu klik tombol Attach Files.
2. Pilih file yang akan kamu sertakan dengan cara mengklik tombol Browse.
3. Klik Attach File.
4. Akan tampil kotak proses pengambilan File
5. Jika proses pengambilan file berhasil klik tombol Continue Message..
6. Klik tombol Send.
E. Melakukan Reply dan Forward
1. melakukan Reply E-mail
Replay adalah fasilitas untuk membalas e-mail ke alamat e-mail si pengirim. Berikut langkah-langkah melakukan Reply.
1. Buka surat yang terdapat di kotak surat
2. Klik tombol Replay, kemudian akan tampil halaman editor replay.
3. Klik tombol Attach File jika kamu ingin menyertakan file atau dokumen lain.
4. Klik tombol Send.
5. Klik Beck to Massage.
2. melakukan Forward E-mail
Forward adalah fasilitas untuk meneruskan e-mail lain ke alamat e-mail lain selain alamat si penerima. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
1. Buka kotak surat
2. Klik tombol forward, kemudian akan tampil halaman editor replay.
3. Tulis alamt e-mail tujuan pada kotak isian To.
4. Klik tombol Send
5. Klik Beck to Massage.
F. Mengelola E-mail
Pengelompokan e-mail berarti kamu dapat menghapus e-mail, mengosongkan folder, atau memindahkan e-mail ke folder khusus yang sesuai dengan katagori yang kamu inginkan. Langkah-langkah menghapus e-mail adalah sebagai berikut:
1. Buka kotak surat
2. Pilih e-mail yang ingin kamu hapus
3. Klik pada bagian kiri Sender
4. Klik tombol Delete maka file yang kamu pilih akan terhapus
Jika terdapat e-mail yang masuk ke folder bulk sebaiknya kamu menghapus e-mail tersebut krena biasanya e-mail tersebut e-mail sampah. Untuk menghapusnya dapat delakukan sebagai berikut.
1. Pada bagian Folders pilih Bulk
2. Selanjutnya sama dengan langkah 2 sampai dengan langkah 4 pada saat kamu menghapus e-mail
G. Melakukan Download Attachmen dan Memindahkan pada Media Lain
Jika menerima file Attachment kamu dapat menyimpannya di tempat lain hal ini dilakukan agar mencegah penuhnya mailbox. Langkah-langkah membuka atau menyimpan e-mail yaitu sebagai berikut.
1. Buka e-mail yang menganung file attachmen dan di tandai dengan ikon ttachmen.
2. Kemudian akan ditampilkan halaman e-mail yang akan kamu terima.
3. Klik nama file attachmen.
4. Klik Scan and Download Attachmen , dan tampil kan kotak konfirmasi pencetak file attachmen terhadap virus.
5. Klik Download Attachmen jika file attachmen yang sudah kamu scan benar-benar bebas virus.
6. Selanjutnya akan muncul kotak dialog dan di dalamnya berisi
a. Open. Jiki kamu hanya ingin membuka file attachmen
b. Save, jika kamu ingin menyimpan file attachmen
c. Cancel, jika kamu ingin membatalkan atau menutup kotak dialog file download.
d. More Info, jika kamu ingin mengetahui informasi lebih lanjut mengenai download.
7. Jika kamu ingin menyimpan file attachmen. Klik tombol save akan tampil save as
8. Tentukan folder penyimpanan data pada kotak save in
9. Ketik nama file pada kotak file name jika kamu ingin membuat nama file attachmen
10. Klik tombol save
11. Klik tombol open untuk membuka file
H. Kode Etik Penggunaan E-mail
Etika dalam menggunakan surat elektronik (e-mail) sama dengan etika dalam menulis surat biasa. Etika dalam berkomunikasi melalui e-mail dikenal dengan istilah netiquette atau internet etiquette. Berikut ini adalah beberapa aturan yang perlu kamu ketahui ketika kamu berkomunikasi melalui e-mail.
1. Hindari penggunaan huruf capital terhadap seluruh isi pesan.
2. Hormati privacy orang lain.
3. Ingatlah bbahwa tidak semua orang suka menerima segala hal yang kamu anggap lucu.
4. Jangan teruskan surat berantai.
5. Jangan melakukan spam.
6. Perhatikan dulu suunan e-mail “forwarded’ kamu apabila ingin mengirim kembali sebbagian atau seluruh pesan kepada pihak laian.
7. Selalu isi bagian subject jangan biarkan kosong.
8. Gantilah subject atau topik e-mail apabila topik pembicaraan kamu berubah.
9. Hapuslah pesan reply yang tidak perlu.
10. Jangan mudah tersinggung, reaksi berlebihan, atau terburu-buru menghapus suatu e-mail tanpa berusaha memikirkannya dengan baik.
11. Bersabarlah dalam menunggu balasan.
12. Jangn mengirim e-mail dengan lampiran yang terlalu besar kecuali jika memang di minta.
13. Hindari kesalahan ejaan atau tata bahasa, tetapi tidak peril mengkritik e-mail jika terdapat kesalahan.
14. Hindari penggunaan kata-kata “pedas” karena akan membuat orang tidak enak hati.
15. Bacalah Frequently Asked Question (FAQ) jika kamu baru bergabung dalam sebuah kelompok diskusi.
Menggunakan E-mail untuk Komunikasi
A. Mendeskripsikan Fungsi E-mail Sebagai Alat Komunikasi
1. Penggunaan Internet untuk Komunukasi (E-mail)
E-mail (Electronic mail) merupakan salah satu fasilitas tertua dalam penggunaan Internet dan merupakan yang paling banyak dimanfaatkan oleh pengguna.
Terdapat dua jenis layanan e-mail, yaitu sebagai berikut:
· E-mail yang berisi web
Pada e-mail jenis ini seluruh aktivitas mengirim atau menerima e-mail dilakukan melalui sebuah situs yang di sebut dengan web mail.
· E-mail yang berbbasis client
Dibutuhkan sebuah perangkat lunak apabila akan menggunakan e-mail pada e-mail jenis ini misalnya Eudora atau Microsoft Outlook.
2. Fungsi E-mail sebagai alat komunikasi
E-mail berasal dari kata electronic mail. E-mail atau surat elektronik adalah suatu cara untuk mengirimkan pesan dalam format data elektronik dari satu computer ke computer yang lain. Dalam bidang bisnis e-mail sudah di gunakan untuk melakukan kesepakatan bisnis atau mengirim dokumen penting.
Beberapa cara untuk mendapatkan e-mail , yaitu sebagai berikut:
1. Melalui penyediaan e-mail gratis;
2. Undangan dari teman;
3. Dari Internat Service Provider (ISP);
4. Dari perusahaan; dan
5. Memesan Sendiri.
B. Menndeskripsikan Persamaan dan Perbedaan Mailbox di Kantor Pos (Fisik) yang Memiliki Identitas dan Kunci dengan Mailbox E-mail (logic) yang Memiliki User ID dan Password.
Pengriman surat dengan menggunakan media konvensional akan menghasilkan sesuatu yang jelas dan isinya tidak selalu dikrarifikasi. Sedangkan melalui e-mail, adakalanya perlu dikonfrimasi ulang kepada si pengirim, terutama intuk sesuatu yang sifatnya peting dan tidak ada hubungannya dengan pembicaraan sebelumnya.
E-mail juga sangat mudah digunakan. Karena pengguna cukup mengetikan teks melalui keyboard untuk menggunakan e-mail dan dalam hitungan detik setelah dikirim, surat tersebut akan sampai ke alamat tujuan meskipun jarak antara pengirim dan penerima mencapai ribuan kilometer.
Pengguna e-mail memiliki sebuah kitak surat yang disebut dengan mailbox yang tersimpan dalam mailsever. Untuk membuka mailbox tersebut cukup menisci user ID dan kata kunci (password) saja.
C. Menggunakan Alamat Tujuan dan Subjek untuk Membuat E-mail
Salah satu cara untuk mendapatkan e-mail adalah melalui penyediaan layanan e-mail gratis. Yang memiliki syarat pengguna harus mendaftar terlebih dahulu.
Format penulisan e-mail adalah sebagai berikut:
namamaibox@namamailsever
contoh:
andini@hotmail.com
keteranagn:
· @ menyatakan at atau di
· “andini” menyatakan nama user
· “hotmail.com” menyatakan nama sever tempat mailbox disimpan
1.Melakukan Pendaftaran di Yahoo Mail
Langkah-langkah untuk melakukan pendaftaran di Yahoo! Mail.
a. Klik tombol start.
b. Klik browser website, missal Microsoft Internet Explorer.
c. Buka situs Yahoo Mail di http://mail.yahoo.com, dengan cara menetikan alamat tersebut di kotak Address.
d. Kemudian klik Sing Up
e. Selanjutnya, isikan Enter the code shown pada bagian Verify Your Registration
f. Baca layanan yang di sediakan jika setuju klik tombol I Agree
g. Jika ada kesalahan maka yahoo akan memberi tahu kesalahan tersebut
h. Jika aplikasi kamu diterima yahoo akan menyangkan kotak dialog sukse kemudian klik Continue to Yahoo! Mail
i. Kemudian kamu akan masuk e-mail account dan akan menrima satu pesn dari yahoo!
j. Proses kamu untuk menjadi anggota yahoo mail telah selesai
2. Menggunakan Yahoo
Langkah-langkah menggunakan yahoo
1. Klik tombol star, lalu pilih browser.
2. Buka situsYahoo! Mail. Kemudian isi yahoo ID dan password yang kamu miliki pada bagian Sing In.
3. Jika kamu ingin mengetahui apakah ada pesan atau tidak cukup melihat dan mengklik tulisan inbox.
4. Klik salah satu subjek e-mail yang akan kamu baca.
D.Melakukan Attachment File dalam E-mail
1. Mengirim E-mail
Salah satu fasilitas yang di sediakan oleh Yahoo! Mail adalah fasilitas mengirim e-mail. Cara mengirim e-mail adalah sebagai berikut,
1. Langkah 1 sampai langkah 2 sama dengan menggunakan e-mail
2. Klik ikon Compose
3. Setelah muncul halam Compose pada kotak To, isi alamat e-mail penerima dan pada Subject dengan perihal atau judul dari e –mail yang akan kamu tulis.
4. Pada kotak Cc (Carbon copy), isi dengan alamat lain sebagai tembusan dan alamat ini juga akan tampil di sisi penerima.
5. Pada kotak Bcc (Blind carbon copy), isi dengan alamat lain sebagai tembusan tetapi alamat ini tidak akan tampil di sisi penerima.
6. Kitik isi e-mail yang kamu kirim pada kotak editor.
7. Klik tombol Send untuk menirim e-mail.
8. Akan muncul halaman konfirmasi pengiriman e-mail kamu
9. Klik Back to Inbox untuk kembali ke kotak surat.
2. Mengirim Attachmen File dalam E-mail
Mengirim atau menyertakan lampiran lain berupa file atau document melalui e-mail dapat menggunakan fasilitas attachment. Jika ingin mengirim file sekaligus di dalam pesan e-mail dapat melakukan langkah-langkah berikut:
1. Setelah menulis teks kamu klik tombol Attach Files.
2. Pilih file yang akan kamu sertakan dengan cara mengklik tombol Browse.
3. Klik Attach File.
4. Akan tampil kotak proses pengambilan File
5. Jika proses pengambilan file berhasil klik tombol Continue Message..
6. Klik tombol Send.
E. Melakukan Reply dan Forward
1. melakukan Reply E-mail
Replay adalah fasilitas untuk membalas e-mail ke alamat e-mail si pengirim. Berikut langkah-langkah melakukan Reply.
1. Buka surat yang terdapat di kotak surat
2. Klik tombol Replay, kemudian akan tampil halaman editor replay.
3. Klik tombol Attach File jika kamu ingin menyertakan file atau dokumen lain.
4. Klik tombol Send.
5. Klik Beck to Massage.
2. melakukan Forward E-mail
Forward adalah fasilitas untuk meneruskan e-mail lain ke alamat e-mail lain selain alamat si penerima. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
1. Buka kotak surat
2. Klik tombol forward, kemudian akan tampil halaman editor replay.
3. Tulis alamt e-mail tujuan pada kotak isian To.
4. Klik tombol Send
5. Klik Beck to Massage.
F. Mengelola E-mail
Pengelompokan e-mail berarti kamu dapat menghapus e-mail, mengosongkan folder, atau memindahkan e-mail ke folder khusus yang sesuai dengan katagori yang kamu inginkan. Langkah-langkah menghapus e-mail adalah sebagai berikut:
1. Buka kotak surat
2. Pilih e-mail yang ingin kamu hapus
3. Klik pada bagian kiri Sender
4. Klik tombol Delete maka file yang kamu pilih akan terhapus
Jika terdapat e-mail yang masuk ke folder bulk sebaiknya kamu menghapus e-mail tersebut krena biasanya e-mail tersebut e-mail sampah. Untuk menghapusnya dapat delakukan sebagai berikut.
1. Pada bagian Folders pilih Bulk
2. Selanjutnya sama dengan langkah 2 sampai dengan langkah 4 pada saat kamu menghapus e-mail
G. Melakukan Download Attachmen dan Memindahkan pada Media Lain
Jika menerima file Attachment kamu dapat menyimpannya di tempat lain hal ini dilakukan agar mencegah penuhnya mailbox. Langkah-langkah membuka atau menyimpan e-mail yaitu sebagai berikut.
1. Buka e-mail yang menganung file attachmen dan di tandai dengan ikon ttachmen.
2. Kemudian akan ditampilkan halaman e-mail yang akan kamu terima.
3. Klik nama file attachmen.
4. Klik Scan and Download Attachmen , dan tampil kan kotak konfirmasi pencetak file attachmen terhadap virus.
5. Klik Download Attachmen jika file attachmen yang sudah kamu scan benar-benar bebas virus.
6. Selanjutnya akan muncul kotak dialog dan di dalamnya berisi
a. Open. Jiki kamu hanya ingin membuka file attachmen
b. Save, jika kamu ingin menyimpan file attachmen
c. Cancel, jika kamu ingin membatalkan atau menutup kotak dialog file download.
d. More Info, jika kamu ingin mengetahui informasi lebih lanjut mengenai download.
7. Jika kamu ingin menyimpan file attachmen. Klik tombol save akan tampil save as
8. Tentukan folder penyimpanan data pada kotak save in
9. Ketik nama file pada kotak file name jika kamu ingin membuat nama file attachmen
10. Klik tombol save
11. Klik tombol open untuk membuka file
H. Kode Etik Penggunaan E-mail
Etika dalam menggunakan surat elektronik (e-mail) sama dengan etika dalam menulis surat biasa. Etika dalam berkomunikasi melalui e-mail dikenal dengan istilah netiquette atau internet etiquette. Berikut ini adalah beberapa aturan yang perlu kamu ketahui ketika kamu berkomunikasi melalui e-mail.
1. Hindari penggunaan huruf capital terhadap seluruh isi pesan.
2. Hormati privacy orang lain.
3. Ingatlah bbahwa tidak semua orang suka menerima segala hal yang kamu anggap lucu.
4. Jangan teruskan surat berantai.
5. Jangan melakukan spam.
6. Perhatikan dulu suunan e-mail “forwarded’ kamu apabila ingin mengirim kembali sebbagian atau seluruh pesan kepada pihak laian.
7. Selalu isi bagian subject jangan biarkan kosong.
8. Gantilah subject atau topik e-mail apabila topik pembicaraan kamu berubah.
9. Hapuslah pesan reply yang tidak perlu.
10. Jangan mudah tersinggung, reaksi berlebihan, atau terburu-buru menghapus suatu e-mail tanpa berusaha memikirkannya dengan baik.
11. Bersabarlah dalam menunggu balasan.
12. Jangn mengirim e-mail dengan lampiran yang terlalu besar kecuali jika memang di minta.
13. Hindari kesalahan ejaan atau tata bahasa, tetapi tidak peril mengkritik e-mail jika terdapat kesalahan.
14. Hindari penggunaan kata-kata “pedas” karena akan membuat orang tidak enak hati.
15. Bacalah Frequently Asked Question (FAQ) jika kamu baru bergabung dalam sebuah kelompok diskusi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar